Cómo configurar campos personalizados en las órdenes de compra

Quién lo usa: los administradores crean los campos personalizados de partidas en Company Settings (configuración de la empresa), una sección que solo puede ver el rol de administrador, y eligen qué roles ven cada campo; los miembros del equipo a los que usted les dé acceso completan los campos en una orden de compra. Disponibilidad: todas las regiones. Las órdenes de compra están incluidas en la suscripción de FieldPulse y deben habilitarse antes de que pueda crear campos personalizados para sus partidas.

Un campo personalizado de partida guarda información sobre un artículo individual de una orden de compra que los campos estándar de la orden de compra no registran: si el artículo ya llegó, cuándo debe llegar o en qué condición llegó. Usted crea cada campo una sola vez en Company Settings y, a partir de ese momento, el campo aparece en las partidas de todas las órdenes de compra para los roles a los que les dio acceso.

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Descripción general

Un campo personalizado de partida es un dato adicional que se asocia a los artículos individuales de una orden de compra y no a la orden en su conjunto. No hay límite en la cantidad de campos personalizados de partidas que puede crear, y cada campo tiene dos controles que usted define al crearlo: qué roles pueden ver el campo y si el campo también aparece en los documentos que reciben sus clientes y proveedores. Los campos personalizados de partidas son distintos de los Additional Fields (campos adicionales) de una orden de compra, que se aplican a la orden en su conjunto y se crean en Company Settings > Orders > Custom Fields (órdenes > campos personalizados). Esta página trata de los campos de las partidas individuales, que se crean en Company Settings > Orders > Line Item Custom Fields (campos personalizados de partidas). Para los campos de la orden, consulte Cómo administrar órdenes de compra. Formas comunes en que los equipos usan los campos personalizados de partidas:

• Estado del artículo: dé seguimiento a cada artículo de la orden como “No ha llegado”, “Despachado”, “Llegó” o “Devuelto”.
• Fecha estimada de llegada: indique al equipo cuándo deben llegar los artículos, lo que ayuda cuando los artículos de una misma orden llegan en fechas distintas.
• Condición del artículo: registre la condición de un artículo al recibirlo y anote cualquier daño, para que los problemas se atiendan a tiempo.
• Trabajo relacionado: una orden de compra completa se puede relacionar con un trabajo, y un campo personalizado de partida vincula un artículo específico con un trabajo o proyecto en particular.
• Interruptor de devolución: marque los artículos que deben devolverse e inicie el nuevo pedido.

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Recorrido en video

Vea el recorrido completo de los campos personalizados de partidas y luego siga los pasos escritos a continuación.

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Antes de comenzar

• Habilite las órdenes de compra. Vaya a Company Settings y seleccione Features & Plugins (funciones y complementos). Busque Purchase Orders (órdenes de compra) y seleccione Enable (habilitar). Los campos personalizados de partidas se encuentran en la configuración de Orders que se activa con este paso.

• Decida quién debe ver cada campo. Cada campo personalizado de partida tiene visibilidad por rol, así que defina qué roles necesitan el campo antes de crearlo.
• Decida si los clientes y proveedores deben ver el campo. Un interruptor en cada campo controla esto, y está desactivado de forma predeterminada.
• Planee las opciones de cualquier campo de lista desplegable, incluida la opción que será la predeterminada. Las opciones se agregan mientras crea el campo.

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Configuración paso a paso

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Cree un campo personalizado de partida

1. Seleccione Company Settings en el menú de la izquierda.
2. Desplace la barra del menú superior hasta la pestaña Orders y selecciónela.
3. Seleccione la pestaña Line Item Custom Fields.
4. Seleccione Create New (crear).
5. En la ventana Add Custom Field (agregar campo personalizado), ingrese el Field Name (nombre del campo). Es el único dato obligatorio.
6. Seleccione un Type (tipo). La referencia de configuración que aparece más abajo indica qué guarda cada tipo.
7. Para un campo Drop-down (lista desplegable), seleccione + Add New Option (agregar nueva opción).
8. Ingrese el nombre de la opción y seleccione el ícono de guardar para conservarla. Repita el proceso con cada opción que necesite.
9. Marque una opción como Default (predeterminado). La opción marcada como (Default) es el valor que se aplica a cada artículo hasta que un usuario con permiso lo cambie.
10. Configure Field Visibility by Role (visibilidad en campo por rol) marcando o desmarcando cada rol: agentes de servicio, gerentes de equipo y administración.
11. Configure Is visible to customer & supplier (visible para el cliente y el proveedor). Si está activado, los clientes y proveedores ven el campo en los PDF de las órdenes de compra, los reportes de trabajo, los presupuestos y facturas y los reportes de activos; si está desactivado, el campo queda como interno.
12. Seleccione Save (guardar).

Cada campo guardado aparece en la página Line Item Custom Fields con el estado Active (activo).

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Cómo completar campos personalizados en una orden de compra

Sus campos personalizados de partidas aparecen en cada orden de compra bajo el encabezado Purchase Order Items (artículos de la orden de compra), junto al artículo al que pertenecen.

1. Seleccione Purchase Orders en el menú de la izquierda.
2. Abra una orden de compra existente o cree una nueva.
3. Complete cada campo personalizado en la partida a la que pertenece. Un campo de lista desplegable abre la lista de opciones que usted definió, y un campo de casilla de verificación se muestra como un interruptor.

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Reportes sobre los campos personalizados de partidas

Los campos personalizados de partidas aparecen como columnas en el reporte Item Usage (uso de artículos), para que pueda consultarlos en todas las órdenes de compra de un rango de fechas.

1. Seleccione Reporting (reportes) en el menú de la izquierda.
2. Desplace la barra del menú superior hasta la pestaña Orders y seleccione Item Usage.
3. Elija su Date Range (rango de fechas) y seleccione Load Data (obtener datos).
4. Seleccione Columns (columnas) y luego marque la casilla de cada campo personalizado de partida que desee incluir en el reporte. Desmarque cualquier columna que no necesite.
5. Seleccione Apply (aplicar).

Sus campos personalizados de partidas aparecen como columnas en el reporte, junto a las columnas estándar de artículos.

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Referencia de configuración

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Tipos de campo

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Controles de visibilidad

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