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Quién lo usa: los agentes de servicio registran su propio tiempo, los gerentes de equipo registran el tiempo de los miembros de los equipos que administran y los administradores registran el tiempo de cualquier usuario de la empresa. La opción Ability to edit timesheet Clock In/Clock Out time (capacidad de editar la hora de entrada y salida) controla qué roles pueden ajustar sus propias horas registradas. Disponibilidad: todas las regiones.
El registro de horas de empleados guarda cuándo cada miembro del equipo registra su entrada y su salida, así que las horas que usted paga provienen de registros reales y no de lo que alguien recuerda al final de la semana. Los miembros del equipo registran su entrada desde la aplicación móvil de FieldPulse en campo o desde la aplicación web en la oficina, y los administradores y gerentes revisan esas horas en Team Timesheets (registros de horas del equipo).

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Descripción general

Con el registro de horas de empleados, los miembros del equipo registran su entrada y su salida para llevar el control del tiempo y la ubicación. FieldPulse registra la ubicación de cada entrada y salida que se hace desde la aplicación móvil, para que usted pueda confirmar dónde estaba un miembro del equipo cuando empezó o terminó. De forma predeterminada, la cuenta usa un solo registro de horas por usuario para registrar la entrada y la salida durante el día, incluidas las entradas a trabajos específicos. Al activar el sistema de dos registros de horas, ese registro se divide en dos registros de horas separados:

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Antes de comenzar

Un administrador activa el registro de horas de empleados y elige la configuración antes de que alguien pueda registrar su entrada; solo los administradores pueden ver Company Settings (configuración de la empresa).
  1. Seleccione Company Settings y luego la pestaña Features & Plugins (funciones y complementos).
  2. Busque la tarjeta Employee Timesheets (registro de horas de empleados) y seleccione Enable (habilitar). La pestaña Features & Plugins de Administration con Company Settings resaltado en el menú de la izquierda, la pestaña Features & Plugins resaltada y el botón verde Enable de la tarjeta Employee Timesheets resaltado
  3. Seleccione Settings (configuración) en la tarjeta Employee Timesheets para abrir la página Timesheets Settings (configuración de registros de horas). La página Timesheets Settings en Features & Plugins, con los campos Ability to edit timesheet Clock In/Clock Out time y Enable separate timesheets for Job and general tracking resaltados
  4. En Ability to edit timesheet Clock In/Clock Out time, elija los roles que pueden ajustar manualmente sus propias horas de entrada y de salida. Desmarque Service Agent (agente de servicio) para quitarles ese acceso a sus agentes de servicio. El menú desplegable Ability to edit timesheet Clock In/Clock Out time abierto, con las opciones Admin, Team Manager y Service Agent, y una flecha que apunta a Service Agent
  5. En Separate Timesheets for Job and General Tracking (registros de horas separados por trabajo y generales), elija Only use one timesheet system for time tracking (Default Setting) (usar un solo sistema de registro de horas) para que su equipo tenga solo un registro de horas general. O bien, elija Use two timesheet system for separate Job and general tracking (usar dos registros de horas, uno por trabajo y uno general) para agregar un registro de horas por trabajo separado. El menú desplegable Enable separate timesheets for Job and general tracking está abierto y en él se muestran las opciones Only use one timesheet system for time tracking (Default Setting) y Use two timesheet system for separate Job and general tracking
  6. Establezca Make Job field required on Job Timesheets (hacer obligatorio el campo de trabajo en los registros de horas por trabajo) en Yes (sí) para evitar que un miembro del equipo guarde una entrada o una salida en el registro de horas por trabajo sin vincularla a un trabajo. La página Timesheets Settings en Company Settings con la pestaña Timesheets resaltada y el interruptor Make Job field required on Job Timesheets resaltado debajo del menú desplegable Enable separate timesheets for Job and general tracking FieldPulse activa este interruptor por usted cuando usa la sincronización de registros de horas con QuickBooks Online, porque QuickBooks necesita un trabajo en cada registro para poder sincronizarlo. Consulte Cómo sincronizar registros de horas con QuickBooks Online.
  7. Seleccione Save (guardar).
Con el sistema de dos registros de horas activado, cada miembro del equipo tiene dos registros de horas: un Registro de horas general y un Registro de horas de Job. La pantalla Mis horas de la aplicación móvil dividida en una columna Registro de horas general y una columna Registro de horas de Job, cada una con sus propios registros en curso, el total del día y un botón rojo Registrar salida

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En la web

Los miembros del equipo registran su entrada y su salida desde My Timesheets (mis registros de horas) en la aplicación web, y los administradores y gerentes revisan las horas de todos desde Timesheets (registros de horas).

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Registre su entrada y su salida en la aplicación web

Estos pasos muestran la vista de agente de servicio. Los gerentes de equipo y los administradores siguen el mismo proceso, con más opciones en el menú de la izquierda.
  1. Seleccione My Timesheets en el menú de la izquierda.
  2. Seleccione General o Job Tracking (seguimiento de trabajos) para elegir en qué registro de horas va a registrar su entrada.
  3. Seleccione Clock In (registrar entrada). La página My Timesheets de la aplicación web con My Timesheets resaltado en el menú de la izquierda, el selector Job Tracking resaltado y el botón verde Clock In resaltado en la parte superior derecha del aviso Clocked Out
  4. Agregue los detalles de su entrada. Puede cambiar el Title (título) o ajustar la Clock In Time (hora de entrada). También puede agregar Notes (notas). En el registro de horas Job Tracking, además puede seleccionar un Related Job (trabajo relacionado) para la entrada. El cuadro de diálogo Clock In con los campos Title, Clock In Time y Notes, y el campo Related Job resaltado con el trabajo Installation seleccionado, arriba del botón Save
  5. Seleccione Save. Si modifica la hora, FieldPulse marca el registro como modificado.
  6. Cuando esté listo para registrar su salida del registro de horas general o de un trabajo específico, abra ese registro de horas y seleccione Clock Out (registrar salida). La página My Timesheets con un aviso verde que dice You're clocked in, el botón Clock Out resaltado a la derecha y un registro abierto que muestra Working y Related Job Installation
  7. Agregue o edite el registro de tiempo y luego seleccione Save para guardarlo. El cuadro de diálogo Time Log con el título y la hora de Clock In, un campo Add Tags, Notes, el título y la hora de Clock Out y Related Job Installation, con el botón Save resaltado

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Revise las horas de su equipo

  1. Seleccione Timesheets en el menú de la izquierda para abrir Team Timesheets.
  2. Alterne entre My (mis registros) y Team (equipo) para cambiar entre sus propios registros de horas y los de su equipo.
  3. Alterne entre General y Job Tracking para elegir qué registros de horas se muestran.
  4. Abra Day (día). Luego elija la vista Overview (vista general), Dispatch (despacho) o Map. La página Team Timesheets con Timesheets resaltado en el menú de la izquierda, el selector My y Team resaltado con Team seleccionado, el selector General y Job Tracking resaltado, y la pestaña Day abierta en la subpestaña Overview con las horas de cada miembro del equipo
  5. Seleccione el nombre de un miembro del equipo para abrir su historial de registros, donde puede ver o modificar los detalles de cada registro.
Las pestañas de la parte superior de Team Timesheets cambian el periodo que está viendo. Las pestañas Weekly, Weeks y Months tienen cada una un botón EXPORT (exportar) debajo de los totales.
La pestaña Weekly de Team Timesheets resaltada, con las horas por día de la semana de cada miembro del equipo, una columna TOTAL HOURS y un botón EXPORT debajo de la tabla
La pestaña Weeks de Team Timesheets resaltada, con los totales semanales de los registros de horas de cada miembro del equipo en cinco rangos de semanas
La pestaña Months de Team Timesheets resaltada, con los totales mensuales de los registros de horas de cada miembro del equipo en cinco meses
Para generar un reporte de los registros de horas de sus empleados, consulte Cómo crear reportes de registros de horas.
Cuando se desactiva un usuario, sus registros de horas desaparecen del menú Timesheets y de los trabajos a los que están vinculados. Aún puede consultar los registros de horas de un usuario desactivado desde Reporting (reportes).

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Revise las horas registradas en un trabajo

Team Timesheets abarca toda la empresa. Cada trabajo también tiene su propia pestaña Timesheets, para que pueda ver quién registró su entrada en ese trabajo sin tener que recorrer los registros de todos los demás.
  1. Abra el trabajo y seleccione la pestaña Timesheets.
  2. Seleccione Total para ver todos los registros de horas del trabajo, o By Day (por día) para desglosar esos mismos registros por día del calendario. La pestaña Timesheets de un trabajo con la pestaña y las subpestañas Total y By Day resaltadas, y los registros de tiempo agrupados bajo un encabezado Team Members y un encabezado Team Managers, con el estado de salida y los minutos de cada persona
Ambas subpestañas agrupan a los usuarios en un máximo de tres secciones en lugar de mostrar a toda la empresa, lo que mantiene la lista corta en los equipos grandes.

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Consulte la ubicación de una entrada o una salida

Cuando un miembro del equipo registra su entrada o su salida en la aplicación móvil, FieldPulse registra su ubicación.
  1. En Team Timesheets, seleccione el nombre del miembro del equipo para abrir sus registros de horas.
  2. Seleccione el marcador de ubicación azul en el registro de entrada o de salida para abrir un mapa de esa ubicación. Los registros de horas de un solo miembro del equipo en la vista Day Overview, con un marcador de ubicación azul resaltado en el registro y un mensaje emergente Clock-In Location arriba de él

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Registre horas retroactivas

Registre horas retroactivas cuando un miembro del equipo trabajó, pero no registró su entrada en ese momento. En la aplicación web puede registrar horas retroactivas incluso mientras ese miembro del equipo tiene una entrada activa.
  1. Abra la pestaña Timesheets y seleccione Log Backdated Time (registrar horas retroactivas) en la esquina superior derecha. La página Team Timesheets con Timesheets resaltado en el menú de la izquierda y una flecha que apunta al botón Log Backdated Time en la esquina superior derecha
  2. Elija el User (usuario) al que corresponde el tiempo.
  3. Ingrese la Clock In Time y la Clock Out Time (hora de salida). Ambas son obligatorias.
  4. Si lo desea, agregue Tags (etiquetas), Notes, un Related Project (proyecto relacionado) o un Related Job.
  5. Seleccione el botón azul Log Time (registrar tiempo) para guardar el registro.
La parte superior del cuadro de diálogo Time Log con el campo obligatorio User con un miembro del equipo, una Duration de 0 00, el campo Clock In Time resaltado y marcado como Manually Edited, y los campos Add Tags y Notes debajo
La parte inferior del cuadro de diálogo Time Log con el campo Clock Out Time resaltado y marcado como Manually Edited, los campos Related Project, Related Job y Notes vacíos, y una flecha que apunta al botón azul Log Time
Para quién puede registrar horas retroactivas depende de su rol. Se aplican dos límites a los registros retroactivos:
  • Los registros de entrada y salida históricos deben ser solo de fechas y horas pasadas. Con esta función no se pueden agregar registros de horas futuros.
  • Log Backdated Time solo está disponible en la aplicación web. Los usuarios de la aplicación móvil abren la aplicación web para registrar horas retroactivas.
Vea la demostración interactiva de registros de horas retroactivos (en inglés) para ver los registros de horas retroactivos en acción.

Recorrido en video: registros de horas en la aplicación web de FieldPulse (en inglés)

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En la aplicación móvil

Registrar la entrada y la salida desde la aplicación móvil es la forma más común en que los miembros del equipo llevan el control de su tiempo.

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Registre su entrada y su salida en el registro de horas general

  1. Toque Registros de horas en el menú inferior.
  2. Toque Registrar entrada debajo de Registro de horas general. La pantalla Mis horas de la aplicación móvil en la pestaña Día, con las columnas Registro de horas general y Registro de horas de Job, ambas con el mensaje No ha registrado su entrada hoy, y el botón verde Registrar entrada resaltado debajo de Registro de horas general
  3. Si lo desea, agregue Notas o Etiquetas a la entrada.
  4. Toque Guardar entrada o Guardar para registrar su tiempo. La pantalla Registrar entrada de la aplicación móvil con Fecha de entrada, Hora de entrada, Método de entrada Automático, un campo Título, Notas y Etiquetas, y el botón Guardar y el botón verde Guardar entrada resaltados
  5. Repita el proceso cuando esté listo para registrar su salida.

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Registre su entrada y su salida en un trabajo

  1. Toque la pestaña Agenda en la parte inferior de la pantalla para ver sus trabajos del día.
  2. Toque los tres puntos del lado derecho del trabajo. La Agenda del equipo de la aplicación móvil en la vista de lista por día, con la pestaña Agenda resaltada en el menú inferior y el menú de tres puntos del trabajo Installation resaltado
  3. Toque Registrar entrada de Job en el menú corto que aparece. El menú de tres puntos del trabajo abierto sobre la agenda, con Agregar comentario, Crear Estimate, Crear factura, Registrar entrada de Job y Editar Job, con Registrar entrada de Job resaltado y los estados del trabajo en una columna a la derecha
  4. Agregue Notas o Etiquetas en la pantalla de entrada. El campo Relacionado con Job ya contiene el título del trabajo en el que está registrando su entrada. La pantalla Registrar entrada de la aplicación móvil con el campo Relacionado con Job resaltado y con Installation seleccionado, arriba de los campos Título, Notas y Etiquetas y del botón Guardar entrada resaltado
  5. Toque Guardar entrada o Guardar para registrar su tiempo.
  6. Vuelva a la pestaña Agenda cuando esté listo para registrar su salida del trabajo.
  7. Toque los tres puntos del lado derecho del trabajo.
  8. Toque Registrar salida de Job. El menú de tres puntos del trabajo abierto de nuevo en la Agenda del equipo de la aplicación móvil, con Registrar salida de Job resaltado en la lista

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Registre su salida desde la pestaña Registros de horas

Puede registrar su salida de un registro de horas general o de un registro de horas por trabajo desde el mismo lugar.
  1. Toque Registros de horas en la parte inferior de la pantalla.
  2. Toque Registrar salida debajo del registro de horas que desea cerrar. La pantalla Mis horas de la aplicación móvil con la pestaña Registros de horas resaltada en el menú inferior y el botón rojo Registrar salida resaltado debajo de las columnas Registro de horas general y Registro de horas de Job
En la misma pantalla, toque un día o una semana en la parte superior para ver sus registros de horas anteriores.

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Consulte sus propios registros de horas

Mis horas muestra sus registros por Día o por Semana; puede cambiar entre ellos en la parte superior de la pantalla. También puede registrar su entrada o su salida desde esta vista con los botones Registrar entrada y Registrar salida de la parte inferior de la pantalla. La pantalla Mis horas de la aplicación móvil con los encabezados de columna Registro de horas general y Registro de horas de Job encerrados en un círculo, el selector Día y Semana en la parte superior y los botones verdes Registrar entrada en la parte inferior de cada columna

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Consulte y ajuste los registros de horas de su equipo

  1. Toque las flechas junto a Mis horas para cambiar a la vista Horas del equipo. La pantalla Mis horas de la aplicación móvil con las flechas izquierda y derecha junto al título Mis horas encerradas en un círculo en la parte superior de la pantalla
  2. Revise los registros de los miembros de su equipo, ordenados en Registro de horas general y Registro de horas de Job. Aquí puede cambiar entre día y semana de la misma forma que en Mis horas. La pantalla Horas del equipo de la aplicación móvil en la pestaña Día, con las columnas Registro de horas general y Registro de horas de Job que muestran las horas de cada miembro del equipo agrupadas por equipo, como Dispatch Team, Flicent Company e Installation Crew
  3. Toque el nombre de un miembro del equipo para ver su registro de horas con más detalle. La pantalla Horas del equipo de la aplicación móvil con el nombre de un miembro del equipo en la columna Registro de horas de Job encerrado en un círculo junto a sus horas registradas
  4. Toque el tiempo registrado para abrir el registro y ver sus detalles. Los registros de horas de un miembro del equipo en la aplicación móvil, con un registro Trabajando cuya duración está encerrada en un círculo arriba de la hora de entrada y un botón rojo Registrar salida en la esquina inferior
  5. Ajuste las fechas y horas de Registrar entrada y Registrar salida y, si lo necesita, seleccione un trabajo en Relacionado con Job para el registro.
  6. Toque Guardar registro de tiempo. La pantalla de registro de tiempo Registrar salida de la aplicación móvil con Método de entrada en Manual encerrado en un círculo, el campo vacío Relacionado con Job encerrado en un círculo y el botón verde Guardar registro de tiempo encerrado en un círculo arriba de Eliminar registro de tiempo
Cuando cambia una hora de entrada o de salida, el Método de entrada de ese registro cambia de Automático a Manual.

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Configure activadores de registro de horas por estado personalizado

Los activadores de registro de horas por estado personalizado le piden que registre su entrada o su salida cuando selecciona ciertos estados personalizados en trabajos y visitas.
  1. Toque su foto o sus iniciales en la esquina superior de la aplicación móvil. La pantalla Agenda del equipo de la aplicación móvil con las iniciales del usuario en un círculo azul resaltadas en la esquina superior izquierda
  2. Toque Mi configuración. El menú de la cuenta abierto sobre la Agenda del equipo, con Mi perfil, Mi configuración, Notificaciones/Recordatorios, Panel, Notas, Ayuda, Modo sin conexión y Cerrar sesión, con Mi configuración resaltado
  3. Toque primero el campo que desea editar: Solicitar registro de entrada al cambiar el estado o Solicitar registro de salida al cambiar el estado. La pantalla Mi configuración de la aplicación móvil con los menús desplegables Solicitar registro de entrada al cambiar el estado y Solicitar registro de salida al cambiar el estado resaltados, ambos en Desactivado, arriba de Configuración de notificaciones
  4. En las pestañas Trabajo y Visita, toque cada estado en el que desea recibir el aviso; por ejemplo, En progreso como el estado que activa el registro de entrada. Si tiene varios flujos de estados personalizados, toque los estados correspondientes en cada flujo.
  5. Toque Listo para guardar sus selecciones. La hoja Seleccionar estados de la aplicación móvil con las pestañas Trabajo y Visita resaltadas, los estados Nuevo, En progreso, En camino, Pendiente, Completado y Cancelado con las opciones Seleccionar todo y Solo, y el botón Listo resaltado
  6. Repita el proceso para los estados que activan el registro de salida; por ejemplo, Completado como el estado que activa el registro de salida.
Cuando cambia un trabajo o una visita a uno de los estados que seleccionó, la aplicación móvil le pide que registre su entrada o su salida. La pantalla Registrar entrada de la aplicación móvil con Fecha de entrada 4 de marzo, Hora de entrada 1:30 PM, Método de entrada Automático, Relacionado con Job con Lawn Care, y los campos Título, Notas y Etiquetas arriba del botón verde Guardar entrada
Esta configuración se guarda en la cuenta de cada usuario y se conserva aunque cierre sesión, actualice la aplicación o la reinstale en el dispositivo.

Recorrido en video: activadores de registro de horas por estado personalizado (en inglés)

Recorrido en video: registros de horas en la aplicación móvil de FieldPulse (en inglés)

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Artículos relacionados

Sus registros de horas funcionan correctamente cuando su equipo registra su entrada y su salida en campo, sus horas aparecen en Team Timesheets en la categoría correcta (General o Job Tracking) y cualquier registro que alguien olvidó se completa con Log Backdated Time.