Cómo crear reportes de registros de horas

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de registros de horas se crea desde la pestaña Timesheets (registros de horas) de los reportes de datos sin procesar, y reúne los datos de los registros de horas (las horas de entrada y de salida, las duraciones, las notas, y el trabajo, el proyecto y el cliente relacionados) en una sola tabla que puede filtrar, agrupar y exportar.

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Descripción general

Un reporte de registros de horas responde una pregunta sobre el tiempo de su equipo: quién registró su entrada, por cuánto tiempo y para qué trabajo. Use el reporte de registros de horas para sumar el tiempo registrado por miembro del equipo, para acumular las horas de un trabajo o proyecto, o para obtener las duraciones junto con las notas que las explican, de modo que las horas estén verificadas antes de procesar la nómina. Entre los reportes de registros de horas más comunes están los registros de horas por miembro del equipo, los registros de horas por trabajo o proyecto y la duración de los registros de horas con notas. Crear un reporte de registros de horas sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: elija un tipo de fecha, defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de registros de horas forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (las agrupaciones, guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Asegúrese de que los registros de horas que quiere incluir en el reporte ya existan en FieldPulse. Consulte Cómo usar el registro de horas de empleados.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el tipo de fecha

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Timesheets y luego seleccione Raw Data (datos sin procesar).
3. Seleccione un Date Type (tipo de fecha). El tipo de fecha define con qué fecha del registro de horas se genera el reporte, así que elija la que coincida con el periodo de pago que está conciliando.

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
2. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos del registro de horas aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de registros de horas incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. El panel Filters ofrece los mismos campos del registro de horas que la lista de columnas. La mayoría de los campos se filtran por contenido: usted elige un operador e ingresa un valor. Estos campos se filtran de otra forma:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de registros de horas comunes

Estas son las combinaciones de columnas y agrupaciones detrás de los reportes de registros de horas que las empresas generan con más frecuencia.

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Registros de horas por miembro del equipo

Use este reporte para ver los registros de horas ordenados por miembro del equipo. Personalice las columnas según sus necesidades, pero incluya User y agrupe por User.

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Registros de horas por trabajo o proyecto

Use este reporte para ver los registros de horas relacionados con un mismo trabajo o proyecto, lo que le da la duración total de ese trabajo o proyecto. Personalice las columnas según sus necesidades, pero incluya Parent Job o Parent Project y agrupe por Parent Job o Parent Project.

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Duración de los registros de horas con notas

Use este reporte para ver los registros de horas junto con las notas relacionadas, lo que le da el contexto de cada duración. Personalice las columnas según sus necesidades, pero incluya Duration o Duration Decimal y Clock In Notes, Clock Out Notes o Related Job Field Notes.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de registros de horas para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Luego, para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte), seleccione Save as New (guardar como nuevo). O bien, para agregarlo a su Pulse Dashboard, seleccione Save as Widget (guardar como widget). Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo para guardarlo. ¿Puedo exportar un reporte de registros de horas a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla.

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Su reporte de registros de horas funciona cuando la tabla muestra los registros de entrada y de salida que esperaba para el tipo de fecha y el rango de fechas que eligió, incluye las columnas que seleccionó y reúne los registros de horas de cada miembro del equipo una vez que agrupa por User.