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Quién lo usa: los administradores crean y editan las plantillas de formularios personalizados en Company Settings (configuración de la empresa), a la que solo tienen acceso los administradores. De forma predeterminada, si no se establecen restricciones en la configuración de permisos del formulario, todos los usuarios pueden acceder a él. Disponibilidad: los formularios personalizados deben estar habilitados en Company Settings antes de que pueda crear un formulario; comuníquese con el equipo de FieldPulse para conocer los precios.
Un formulario personalizado empieza como una plantilla en blanco que usted crea en Company Settings. Usted arrastra los campos que necesita, los acomoda, decide qué campos son obligatorios y cuáles se quedan como internos, y luego elige los registros a los que se puede adjuntar el formulario. Una vez guardada la plantilla, su equipo la abre en cualquiera de esos registros y la llena.

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Descripción general

Usted crea los formularios personalizados en Company Settings > Custom Forms (configuración de la empresa > formularios personalizados). Cada formulario es una plantilla formada por campos que usted arrastra al lienzo desde el menú de la derecha. Primero abra Form Settings (configuración del formulario) para ponerle nombre al formulario, definir el tamaño de letra de las etiquetas y del contenido de los campos, y elegir a qué tipos de registro se puede adjuntar; después, acomode los campos. Una vez guardada la plantilla, usted adjunta el formulario a un registro y lo completa ahí. Para ver la lista completa de tipos de campo, campos de registros relacionados, fórmulas y lógica condicional, consulte Detalles de los tipos de campo y las fórmulas de formularios personalizados.

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Recorrido en video

Recorrido en video: cómo crear un formulario personalizado (en inglés)

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Antes de comenzar

  • Primero active la función si aún no está activa; consulte Configuración de los formularios personalizados.
  • Decida en qué tipos de registro se usará el formulario (cliente, trabajo, presupuesto, factura, etc.), ya que eso se define en Form Settings antes de acomodar los campos.

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Crear el formulario

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Crear un formulario nuevo

  1. Vaya a Company Settings y seleccione Custom Forms.
  2. Revise los formularios que ya creó, o seleccione Create New (crear). Lista de Custom Forms en Company Settings con las plantillas de formulario existentes y el botón verde Create New
  3. Seleccione Form Settings en el menú superior para abrir el panel de configuración. Barra de herramientas del editor de formularios personalizados con el botón Form Settings abierto y el campo Form Name en el panel de configuración
  4. Póngale nombre al formulario.
  5. Defina el tamaño de letra de las etiquetas y del contenido de los campos.
  6. Elija a qué tipos de registro se puede adjuntar el formulario.
Para ver el detalle de todas las opciones de configuración disponibles, consulte Detalles de la configuración de formularios personalizados.

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Partir de un PDF existente

Puede importar un PDF o un archivo de imagen para usarlo como fondo de un formulario personalizado y luego colocar campos encima. Esta es la opción indicada cuando su empresa ya tiene un formulario que funciona bien, o un formulario que debe conservar un formato específico por razones normativas.
  1. En el editor de formularios, seleccione Import PDF (importar PDF). Editor de formularios personalizados con el botón verde Import PDF junto a Form Settings y Save Template, y un aviso de que puede agregar hasta 20 páginas
  2. Elija Replace (reemplazar) para sustituir las páginas que tiene abiertas, o Append (agregar al final) para agregar las páginas importadas al formulario que ya tiene abierto. Mensaje que pregunta si desea importar el PDF reemplazando las páginas actuales o agregando páginas nuevas al final, con los botones Replace y Append
  3. Agregue campos sobre las páginas importadas de la misma forma que lo haría en un formulario en blanco.

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Agregar y acomodar campos

  1. Cierre Form Settings seleccionándolo de nuevo, para que se active el menú de campos.
  2. Arrastre un campo del menú de la derecha al formulario.
  3. Coloque el campo arrastrándolo y estirándolo hasta donde lo quiera en la página.
  4. Si necesita un tamaño y una ubicación exactos, defínalos en Size and Position (tamaño y posición), dentro de los atributos del campo.
  5. Marque Remove Border (quitar borde) en Styles (estilos) para que el valor ingresado aparezca sin un recuadro alrededor cuando su cliente lo vea.
  6. En Styles, configure Text Align (alineación del texto) en Left, Center o Right (izquierda, centro o derecha).
  7. Para quitar un campo, arrástrelo de vuelta al menú de la derecha; o selecciónelo y elija Actions > Delete (acciones > eliminar); o selecciónelo y oprima la tecla de retroceso.
  8. Seleccione Save Template (guardar plantilla) para guardar el formulario.
Animación en la que se arrastran campos desde el menú de campos de la derecha a un formulario personalizado en blanco en Design Mode Cada campo tiene un panel Field Attributes (atributos del campo) a la derecha. En Styles se encuentran Remove Border y Text Align.
Sección Styles de Field Attributes con Remove Border marcado y, debajo, el mismo campo sin recuadro alrededor del valor ingresado
Sección Styles de Field Attributes con el menú desplegable Text Align abierto en las opciones Left, Center y Right
En Size and Position se ingresan los valores exactos de Width (ancho), Height (alto), X Position y Y Position del campo en la página. Sección Size and Position de Field Attributes con los valores de Width, Height, X Position y Y Position del campo seleccionado Un formulario personalizado puede tener hasta 20 páginas. Los formularios más largos se dividen en bloques de páginas para que todas se muestren, incluidas las páginas que usan un PDF de fondo: la aplicación web los divide cada 10 páginas y la aplicación móvil, cada 4 páginas. Formulario personalizado dividido en rangos de cuatro páginas, con el selector de rango de páginas resaltado debajo del formulario

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Definir campos obligatorios

Para marcar un campo como obligatorio para su empleado, su cliente o ambos, active la casilla en los atributos de ese campo. Un selector Field is required for (el campo es obligatorio para) define que un campo sea obligatorio solo de forma interna. Los campos obligatorios garantizan que los datos que no puede perder (una firma, una foto, un número de serie) se registren siempre.

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Ocultar a los clientes los campos internos

Seleccione un campo y marque Internally Visible Field Only (campo visible solo internamente) para que no aparezca en lo que ve el cliente. Su equipo sigue viendo el campo, pero el cliente no lo ve cuando se le envía el formulario, ni siquiera en los PDF. Puede designar PDF internos para imprimir, de modo que esos campos sigan apareciendo en la copia de su equipo, y los valores ocultos de los campos personalizados internos de registros relacionados se transfieren en cascada a los formularios personalizados. Panel Field Attributes con la casilla Internally Visible Field Only marcada y la opción Layout Behavior When Field is Hidden Layout Behavior When Field is Hidden (comportamiento del diseño cuando el campo está oculto) controla qué pasa con el espacio que deja un campo oculto: Menú desplegable Layout Behavior When Field is Hidden con las opciones Preserve Space, Expand Neighbor Horizontally, Collapse Neighbor Below y Collapse Neighbor Sequentially Active View as Customer (ver como cliente) en la vista previa para ver el formulario como lo verá su cliente, con los campos internos ocultos. Preview Completed Form con View as Customer desactivado, que muestra los campos internos, junto al mismo formulario con View as Customer activado y esos campos ocultos

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Controlar quién puede editar los campos

  1. Cambie de Design Mode (modo de diseño) a Preview Fill Mode (vista previa de llenado).
  2. Use el ícono de candado junto a cada campo para permitir o restringir que su cliente, su empleado o ambos lo editen.
Preview Fill Mode con un ícono de candado junto al campo Gate Code que controla si se puede editar

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Vista previa del formulario

Use el selector de modo para revisar su trabajo antes de empezar a usar el formulario. Puede ver la vista previa de cualquier modo desde la perspectiva Mobile (celular) o Desktop (computadora). Editor de formularios personalizados con el selector Design Mode, Preview Fill Mode y Preview Completed Form, y el interruptor Mobile y Desktop Un formulario creado sobre un PDF de fondo se conserva en la aplicación móvil. La persona que lo llena puede trabajar en el documento a tamaño completo y acercar o alejar la imagen, o activar Display fields only (mostrar solo los campos) para recorrer los campos uno por uno. Preview Fill Mode en la vista Mobile, con una orden de trabajo sobre un PDF de fondo y el interruptor Display fields only

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Usar el formulario en un registro

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Adjuntar el formulario a un registro

  1. Abra el registro en el que desea el formulario: un cliente, un trabajo, un presupuesto o una factura.
  2. Seleccione Forms (formularios) en el menú superior. Registro de trabajo con la pestaña Forms resaltada en el menú superior del registro
  3. Seleccione Create New. Pestaña Forms en un registro de trabajo, todavía sin registros de formularios, con el botón verde Create New
  4. Elija su formulario en la lista Select a Form Type (seleccionar un tipo de formulario). Cuadro de diálogo Select a Form Type con la lista de plantillas de formulario disponibles y SAMPLE CUSTOM FORM resaltado
  5. Complete el formulario ahora, o seleccione Save (guardar) para guardarlo en el registro y terminarlo después.
Formulario personalizado nuevo abierto en un registro de trabajo, con el botón Save, la casilla Save as Template y la opción Insert Template

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Abrir y administrar un formulario adjunto

  1. En el registro, vaya a la pestaña Forms.
  2. Seleccione el formulario para abrirlo.
Pestaña Forms en un registro de trabajo con el formulario adjunto y su tipo, estado, fecha de creación y creador Desde un formulario abierto puede generar un PDF, adjuntar un archivo o una foto, enviar el formulario a su cliente para que lo llene y enviárselo para que lo vea. El panel de la derecha muestra los detalles del formulario: el cliente, el trabajo y el proyecto relacionados, quién lo creó, la fecha de creación, la fecha en que se envió para verlo, la fecha en que el cliente lo vio, la fecha en que se envió para llenarlo, la fecha en que el cliente lo llenó y la fecha de la firma. Registro de formulario abierto con los menús Send y Actions, y el panel de detalles de la derecha con los registros relacionados y las fechas de envío

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Preguntas frecuentes

¿Cómo recibo una notificación cuando un cliente llena o firma un formulario? Defina los destinatarios en Company Settings > Customer Communications > Notification Settings (configuración de la empresa > comunicaciones con clientes > configuración de notificaciones), donde puede notificar a todos los administradores, a los gerentes, a miembros del equipo en particular o a direcciones de correo específicas. Los valores predeterminados de correo y SMS del propio formulario se encuentran en Detalles de la configuración de formularios personalizados. ¿Puedo poner cada página del formulario en su propia página del PDF? Sí. Vaya a Company Settings > Custom Forms > Settings (configuración de la empresa > formularios personalizados > configuración) y active la opción para mostrar cada página del formulario en su propia página del PDF con saltos de página, en lugar de que todas las páginas fluyan de forma continua. ¿Mi equipo puede abrir formularios personalizados en el modo sin conexión? Sí. Los formularios adjuntos a registros de trabajos, proyectos y clientes se pueden abrir y editar sin conexión, y usted elige qué plantillas están disponibles sin conexión en la configuración de cada formulario. Consulte Detalles del modo sin conexión para formularios personalizados. ¿Cómo hago que un campo sea obligatorio? Seleccione la casilla Required (obligatorio) en la configuración del campo mientras crea o edita el formulario en Company Settings > Custom Forms. Su equipo no puede enviar el formulario hasta que se llenen todos los campos obligatorios. El permiso Creating Without Filling Required Fields (crear sin llenar los campos obligatorios) controla quién puede guardar el formulario en un registro con campos obligatorios aún en blanco, para que esos campos se completen después; consulte Detalles de la configuración de formularios personalizados.

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Artículos relacionados

Su formulario está listo cuando puede abrir un registro, seleccionar Forms > Create New y encontrar su plantilla en la lista Select a Form Type.