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Quién lo usa: los administradores crean los campos personalizados de artículos, porque Company Settings (configuración de la empresa) solo está disponible para el rol de administrador; Field Visibility by Role (visibilidad en campo por rol) define si un campo lo ven los gerentes, los agentes de servicio o ambos. Disponibilidad: todas las regiones.
Un campo personalizado de artículo guarda datos adicionales en los artículos de su lista de artículos: los detalles que el registro estándar de un artículo no incluye, como una fecha de caducidad, las condiciones de almacenamiento o el tiempo de entrega de un proveedor. Cuando ese dato solo está en la memoria de una persona, queda fuera de alcance en cuanto esa persona no está trabajando. Un campo personalizado de artículo lo guarda en el propio registro del artículo, donde pueden verlo los roles que usted elija.

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Descripción general

Un campo personalizado de artículo es un campo que usted agrega a los artículos de su lista de artículos para registrar y mostrar datos que el registro estándar del artículo no incluye. Usted crea cada campo una sola vez en Company Settings, elige qué tipo de datos guarda y elige qué roles pueden verlo. También puede definir el orden en que aparecen sus campos personalizados de artículos. Los campos personalizados de artículos se aplican a todos los artículos de su lista de artículos, sin importar si su tipo es Product - Inventory (producto con inventario) o Product - Non Inventory (producto sin inventario). Lo mismo ocurre con los artículos de tipo Service (servicio). Solo están disponibles en los artículos de su lista de artículos, por lo que no aparecen en las facturas, los presupuestos ni las listas de materiales. En un artículo, se encuentran en la sección Custom Fields (campos personalizados) del registro del artículo. La ventana Add New Item de la lista de artículos con la sección Custom Fields resaltada entre Description y Advanced Algunos usos comunes de un campo personalizado de artículo son:
  • Fecha de caducidad
  • Condiciones de almacenamiento
  • Tiempo de entrega del proveedor
Cada campo personalizado de artículo admite hasta 250 caracteres.

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Antes de comenzar

  • Decida quién debe ver cada campo antes de crearlo. Todos los campos personalizados de artículos tienen la opción Field Visibility by Role, así que tenga claro si el campo es para los gerentes, para los agentes de servicio o para ambos.
  • Confirme que su lista de artículos esté configurada; consulte Configuración de la lista de artículos y el inventario.
  • Conozca la diferencia entre los dos tipos de campo personalizado. Los campos personalizados de artículos aparecen en todos los artículos de su lista de artículos, mientras que los campos personalizados de artículos de inventario, que se explican en Configuración de los campos personalizados de artículos de inventario, aparecen solo en los artículos de inventario, además de sus campos personalizados de artículos.

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Configuración paso a paso

  1. Vaya a Company Settings, seleccione Estimates & Invoices (presupuestos y facturas) y luego la pestaña Item Custom Fields (campos personalizados de artículos).
  2. En la página Custom Fields for Item Records (campos personalizados para registros de artículos), seleccione Create New (crear). Company Settings abierto en Estimates & Invoices con la pestaña Item Custom Fields y el botón Create New resaltados
  3. En la ventana Add Custom Field (agregar campo personalizado), ingrese el Field Name (nombre del campo).
  4. Seleccione el tipo de campo en la lista Type (tipo): Free Text, Number, Date, Date & Time o Drop-down (lista desplegable). La Referencia de configuración que aparece más abajo explica qué guarda cada tipo.
    La ventana Add Custom Field con el cuadro obligatorio Field Name en la parte superior
    La lista Type de la ventana Add Custom Field con las opciones Free Text, Number, Date, Date & Time y Drop-down
  5. Si eligió Drop-down, seleccione + Add New Option (agregar nueva opción) en Field Options (opciones del campo), asigne un nombre a la opción y seleccione el ícono de guardar que está junto a ella. Repita el proceso con cada opción que desee incluir en la lista.
    La ventana Add Custom Field con Type en Drop-down y el botón Add New Option resaltado junto a una lista Field Options vacía
    Una opción del campo Drop-down llamada Bay # en Field Options, con el ícono de guardar resaltado junto a ella
  6. Configure Field Visibility by Role marcando Managers (gerentes), Service Agent (agente de servicio) o ambos. La lista Field Visibility by Role abierta con marcas de verificación junto a Managers y Service Agent
  7. Guarde el campo personalizado.

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Referencia de configuración

Un campo personalizado de artículo puede ser de uno de estos cinco tipos: Field Visibility by Role controla quién ve el campo en el registro de un artículo. Marque Managers, Service Agent o ambos.

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Artículos relacionados

Su configuración funciona correctamente cuando un miembro del equipo abre un artículo de su lista de artículos, expande Custom Fields y encuentra los campos que usted creó, en el orden que definió y visibles solo para los roles que eligió.