Configuración de plantillas de correo y SMS

Quién lo usa: un administrador crea las plantillas de correo y SMS; las plantillas se encuentran en Company Settings (configuración de la empresa), que solo pueden ver los usuarios administradores. Disponibilidad: todas las regiones · las comunicaciones con clientes deben estar activadas en su cuenta.

Una plantilla es una comunicación con el cliente —un correo o un mensaje de texto— que usted escribe una sola vez en FieldPulse y envía muchas veces. Los valores de campo de la plantilla insertan en el mensaje los datos propios de cada cliente, así que un recordatorio de cita menciona a ese cliente, la hora de inicio de ese trabajo y la ubicación de ese trabajo, incluso cuando FieldPulse lo envía automáticamente.

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Descripción general

Las plantillas de correo y SMS se crean en Company Settings > Customer Communications (comunicaciones con clientes), en las pestañas Email Templates (plantillas de correo) y SMS Templates. Cada plantilla necesita un nombre interno que sus clientes nunca ven. Una plantilla de correo también necesita un asunto y el mensaje del correo; una plantilla de SMS necesita el mensaje del SMS. Los valores de campo son lo que hace que una plantilla sea reutilizable. Cuando selecciona Insert Field Value (insertar valor de campo) mientras escribe una plantilla, FieldPulse inserta un marcador de posición —Customer First Name (nombre del cliente), Job Start Date, Job Location— y lo completa con los datos que ya están ingresados en el trabajo y en los registros del cliente. Cuando ya existe una plantilla, puede enviarla manualmente desde un registro de trabajo o de cliente, o vincularla a un disparador automático para que FieldPulse la envíe por su cuenta. Algunos mensajes que conviene convertir en plantilla son:

• Solicitudes de opinión
• Avisos de “su técnico va en camino”
• Recordatorios de citas

Esta página también explica la pestaña Email Settings (configuración de correo), que controla la dirección, el nombre y el logotipo que sus clientes ven en cada correo que FieldPulse envía en su nombre.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Confirme que las comunicaciones con clientes estén activadas en su cuenta de FieldPulse.
• Inicie sesión como administrador. Las plantillas y la configuración de correo se encuentran en Company Settings, que solo pueden ver los usuarios administradores.
• Decida qué nombres internos usará. Los clientes nunca ven el nombre de la plantilla, así que póngale a cada una un nombre según el tema del mensaje: su equipo elegirá las plantillas de esa lista más adelante.

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Configuración paso a paso

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Cree una plantilla de correo

1. Vaya a Company Settings y seleccione Customer Communications.
2. En la pestaña Email Templates, seleccione Create New (crear).
3. Ingrese un Template Name (nombre de la plantilla). Los clientes nunca ven este nombre, así que úselo para indicar para qué es el correo.
4. Escriba el Subject Line (asunto) y el Email Body (mensaje del correo).
5. Para insertar en el mensaje los datos propios del cliente, seleccione Insert Field Value.
6. Elija el dato que quiere insertar: Job Location (ubicación del trabajo), Job Start Date (fecha de inicio del trabajo), Customer First Name, etc. FieldPulse completa cada valor de campo con los datos que ya están ingresados en los registros del trabajo y del cliente.
7. Revise el mensaje terminado. Cada valor de campo aparece en el mensaje como un marcador de posición verde que FieldPulse completa con los datos de ese cliente y de ese trabajo.
8. Seleccione Save (guardar).

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Cree una plantilla de SMS

1. En Customer Communications, seleccione la pestaña SMS Templates (plantillas de SMS) y luego seleccione Create New.
2. Ingrese un Template Name que indique de qué trata el mensaje. Al igual que con las plantillas de correo, los clientes nunca ven este nombre.
3. Escriba el SMS Body (mensaje del SMS): el mensaje de texto que recibe su cliente.
4. Seleccione Insert Field Value para personalizar el mensaje, igual que en una plantilla de correo.
5. Seleccione Save.

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Configure los valores predeterminados del remitente de correo

La configuración de correo determina qué dirección y qué nombre ve su cliente en su bandeja de entrada, y si su logotipo aparece en la parte superior del correo. La sección Referencia de configuración, más abajo, explica qué hace cada opción.

1. En Customer Communications, seleccione la pestaña Email Settings.
2. Elija el Default ‘From’ Email Address Method (método predeterminado para la dirección del remitente): una dirección designada para todos los correos a los clientes o la dirección de quien creó el correo.
3. Elija el Default ‘From’ Name Method (método predeterminado para el nombre del remitente): un nombre designado en todos los correos o el nombre completo del usuario asociado.
4. Elija el Default ‘CC’ Email Address Method (método predeterminado para la dirección en CC), que ofrece las mismas dos opciones. Úselo para enviar copia (CC) al personal de oficina en cada correo a los clientes.
5. Active Display Logo In Email Communication Header (mostrar el logotipo en el encabezado de los correos) para mostrar el logotipo de su empresa encima del correo.
6. Seleccione Save.

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Adjunte archivos a una plantilla

Las pantallas Edit Email Template (editar plantilla de correo) y Edit SMS Template (editar plantilla de SMS) le permiten incluir un archivo o una foto en la plantilla misma. Ambas tienen un selector Attached Files (archivos adjuntos) y un botón Upload (subir). Ese botón está debajo de Additional Files (archivos adicionales). Un mensaje puede llevar varios archivos adjuntos, aunque los archivos se seleccionan y se suben uno por uno. La tabla Límites de archivos adjuntos, más abajo, indica los tamaños máximos. Para adjuntar un archivo a un solo mensaje al momento de enviarlo, desde la aplicación web o desde la aplicación móvil de FieldPulse, consulte Cómo enviar comunicaciones a los clientes.

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Referencia de configuración

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Configuración de correo

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Valores de campo

Insert Field Value ofrece datos del trabajo y datos del cliente. Desplácese por la lista para ver todas las opciones. Los valores de campo disponibles incluyen:

• Job Title (título del trabajo)
• Job Location
• Job Start Time (hora de inicio del trabajo)
• Job Start Date
• Job End Time (hora de finalización del trabajo)
• Job End Date (fecha de finalización del trabajo)
• Job Assigned Team Members (miembros del equipo asignados al trabajo)
• Job Notes (notas del trabajo)
• Customer Display Name (nombre para mostrar del cliente)
• Customer Full Name (nombre completo del cliente)
• Customer First Name
• Customer Last Name (apellido del cliente)
• Customer Arrival Window Start Time (hora de inicio del horario de llegada para el cliente)
• Customer Arrival Window End Time (hora de finalización del horario de llegada para el cliente)

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Estados de los correos

Después de que se envía un correo, su estado le indica hasta dónde llegó: Para ver la lista completa de estados de entrega, incluidos los estados que comparten el correo y el SMS, consulte Descripción general de las comunicaciones con clientes.

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Límites de archivos adjuntos

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Sus plantillas están listas cuando puede elegir una desde un registro de trabajo o de cliente, ver los valores de campo ya completados con los datos de ese cliente y enviarla sin cambiar ni una palabra.