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Quién lo usa: los administradores ven todas las facturaciones recurrentes, y solo los administradores pueden abrir Company Settings (configuración de la empresa) para habilitar la función. Los gerentes de equipo tienen un permiso configurable, View Recurring Billing (ver facturación recurrente); los agentes de servicio ven las facturaciones recurrentes que crearon o que pertenecen a clientes que pueden ver, y los agentes limitados no pueden ver la facturación recurrente. Disponibilidad: todas las regiones.
La facturación recurrente genera facturas según la programación que usted defina y solicita o cobra el pago automáticamente, desde la aplicación móvil o la aplicación web de FieldPulse. FieldPulse creó esta función para las empresas que realizan trabajos de mantenimiento con regularidad, como jardinería y mantenimiento de albercas. Una facturación recurrente puede ser independiente, adjuntarse a un trabajo recurrente o adjuntarse a un contrato de mantenimiento.

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Descripción general

Un registro de facturación recurrente vincula a un cliente con una programación de facturas. Usted define con qué frecuencia se generan las facturas, en qué día del mes se emiten, cuándo comienzan, si se envían automáticamente al cliente y cómo se gestiona el pago. La facturación recurrente usa un modelo estándar de pago por uso (“Pay-As-You-Go”): el sistema crea una factura a la vez, justo el día en que vence. Este comportamiento es el mismo si la facturación recurrente es independiente, está vinculada a un contrato de mantenimiento o se creó desde un contrato de mantenimiento.
Ejemplo de facturación mensual a partir del 1 de enero de 2026:
  • 1 de enero de 2026: el sistema genera la factura #1.
  • 1 de febrero de 2026: el sistema genera la factura #2.
  • 1 de marzo de 2026: el sistema genera la factura #3.
Si el envío automático está activado, cada factura también se envía automáticamente al cliente en cuanto se genera.

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Recorrido en video

Recorrido en video: cómo configurar y usar la facturación recurrente (en inglés)

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Antes de comenzar

La facturación recurrente es una función que debe activar antes de poder usarla.
  1. Seleccione Company Settings.
  2. Abra Features & Plugins (funciones y complementos).
  3. Busque el recuadro Recurring Billing (facturación recurrente) y seleccione Enable (habilitar).
Company Settings y la pestaña Features & Plugins resaltadas, con el botón Enable marcado en el recuadro Recurring Billing

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Configuración paso a paso

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Crear una facturación recurrente

  1. Seleccione Invoices (facturas) en el menú de la izquierda. El menú de la izquierda con Invoices resaltado debajo de Sales
  2. Seleccione Recurring Billing en la parte superior de la pantalla. La fila de pestañas de Invoices con la pestaña Recurring Billing resaltada junto a Invoices, Payments, Item List, Inventory y Templates
  3. Seleccione Create Recurring Billing (crear facturación recurrente). El botón verde Create Recurring Billing resaltado encima de las columnas Starting Month y Day Of Month de la lista de facturaciones recurrentes
  4. Ingrese un Title (título) y busque el Customer Name (nombre del cliente). Ambos campos son obligatorios. El formulario Create Recurring Billing con los campos obligatorios Title y Customer Name marcados, encima del panel Invoice Frequency
  5. Defina la programación en el panel Invoice Frequency (frecuencia de las facturas): la frecuencia, la fecha de repetición, el mes de inicio, el envío automático y el estado predeterminado de la factura. Consulte la referencia de configuración, más abajo, para saber qué controla cada campo. El panel Invoice Frequency con los campos Invoice Frequency, Occurrence Date, Starting Month, Automatically Send Invoice to Customer, Default Invoice Status y Next Occurrence
  6. En Payment Details (detalles del pago), elija una Payment Option (opción de pago). El menú desplegable ofrece Include a Payment Link with each invoice sent to the customer (incluir un enlace de pago en cada factura enviada al cliente) y Automatically charge a credit card on file (cobrar automáticamente a una tarjeta de crédito registrada). También ofrece None (ninguno). El menú desplegable Payment Option abierto en la sección Payment Details, con sus tres opciones: incluir un enlace de pago, cobrar automáticamente a una tarjeta registrada y None
  7. Agregue las notas internas que necesite en el panel Recurring Billing Notes (notas de la facturación recurrente). El campo Notes (notas) es solo de uso interno. El panel Recurring Billing Notes con el campo Notes marcado como Internal Only
  8. Active End Date? (¿fecha de finalización?) si la facturación recurrente debe terminar por sí sola. Luego, elija un End Method (método de finalización): After set Number of Occurrences (después de un número determinado de repeticiones) o On a Certain Date (en una fecha determinada). Por último, complete el campo Number Of Occurrences (número de repeticiones) o la fecha, según corresponda. El interruptor End Date activado, con el menú desplegable End Method que muestra After set Number of Occurrences y On a Certain Date junto al campo Number Of Occurrences
  9. Desplácese a la parte superior de la pantalla y seleccione Save Recurring Billing (guardar facturación recurrente).
El botón Save Recurring Billing resaltado en la parte superior de la pantalla Create Recurring Billing Cuando se alcanza el número de repeticiones de facturación que usted definió, el estado de la facturación recurrente cambia a Completed (completado).
Los registros con estado Completed no se pueden editar.
Dos ejemplos de fecha de finalización:

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Adjuntar una facturación recurrente a un trabajo recurrente

  1. Vaya a Jobs (trabajos) y seleccione Create Job (crear trabajo).
    El menú de la izquierda con Jobs resaltado debajo de Work
    La lista de trabajos con el botón verde Create Job resaltado
  2. Seleccione Create recurring job (crear trabajo recurrente) y complete los campos obligatorios. La pantalla Create Job con el enlace Create recurring job resaltado encima de los campos General de Customer Name y Job Title/Description
  3. Guarde el trabajo recurrente; luego, seleccione Actions (acciones) en el registro del trabajo recurrente y seleccione Create Recurring Billing.
    El botón verde Actions resaltado en el registro de un trabajo recurrente, junto a Edit
    El menú Actions abierto en el registro de un trabajo recurrente, con Create Recurring Billing resaltado debajo de Related
  4. Complete los campos de la facturación recurrente como se describe en Crear una facturación recurrente, más arriba.

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Adjuntar una facturación recurrente a un contrato de mantenimiento

  1. Seleccione Agreements (contratos) en el menú de la izquierda. El menú de la izquierda con Agreements resaltado debajo de Work
  2. Seleccione Create Agreement (crear contrato) o abra un contrato existente. El botón verde Create Agreement resaltado en la lista de contratos
  3. Ingrese un título para el contrato y vincule un cliente; luego, desplácese hacia abajo hasta Attach or Create Recurring Billing (adjuntar o crear facturación recurrente) y actívelo. El formulario del contrato de mantenimiento con el interruptor Attach or Create Recurring Billing marcado entre el selector de meses y el panel Billing Frequency
  4. Busque en el campo Recurring Billing para adjuntar una facturación recurrente existente, o seleccione Create Recurring Billing para crear una nueva.
    El campo de búsqueda obligatorio Recurring Billing del contrato de mantenimiento, que se usa para adjuntar una facturación recurrente existente
    El botón Create Recurring Billing en el formulario del contrato de mantenimiento
  5. Complete los campos de la facturación recurrente y, luego, guarde tanto la facturación recurrente como el contrato de mantenimiento.

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Referencia de configuración

Defina la programación en el panel Invoice Frequency al crear una facturación recurrente. El interruptor End Date? y sus campos End Method y Number Of Occurrences están en el mismo panel Invoice Frequency.

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Dónde encontrar sus facturaciones recurrentes

Las facturaciones recurrentes aparecen en dos lugares.
  • Abra un Customer Record (registro del cliente) y seleccione la pestaña Recurring Billing para ver las facturaciones recurrentes de ese cliente.
Un registro de cliente con la pestaña Recurring Billing abierta, que muestra las facturaciones recurrentes con su estado, frecuencia, mes de inicio y día del mes
  • O vaya a Invoices > Recurring Billing para ver la lista completa, y use el filtro Customers (clientes) para encontrar las facturaciones recurrentes de un cliente sin recorrer toda la lista ni generar un reporte aparte. El mismo panel de filtros acota la lista por tipo: Active (activo), Canceled (cancelado) o Completed.
La lista Recurring Billing de Invoices con el panel de filtros abierto, que muestra las casillas de tipo Active, Canceled y Completed y un campo de búsqueda Customers

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Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona la facturación recurrente? La facturación recurrente usa un modelo estándar de pago por uso (“Pay-As-You-Go”) y crea una factura a la vez, el día en que vence esa factura. El comportamiento es el mismo si la facturación recurrente es independiente, está vinculada a un contrato de mantenimiento o se creó desde un contrato de mantenimiento. Si el envío automático está activado, cada factura se envía al cliente en cuanto se genera. Si se rechaza la tarjeta de crédito de un cliente, ¿continúa la facturación recurrente? Sí, la facturación recurrente continúa. La factura no se marca como pagada. Si tiene notificaciones configuradas fuera de FieldPulse, también debería recibir una alerta del proveedor de pagos.

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Artículos relacionados

Su configuración funciona cuando la programación avanza sin que usted intervenga: las facturas se generan en las fechas que definió, el pago se solicita o se cobra como usted eligió, y la facturación recurrente termina sola al llegar al número de repeticiones o a la fecha que indicó.