Cómo crear reportes dinámicos de trabajos

Quién lo usa: los administradores, los gerentes de equipo y los agentes de servicio generan un reporte de trabajo desde el registro del trabajo (en la web o en la aplicación móvil de FieldPulse) y lo envían al cliente por correo; los agentes limitados no pueden hacerlo. El acceso de los agentes de servicio se define en Company Settings (configuración de la empresa) > Jobs > General > Job Report Visibility (visibilidad de los reportes de trabajo). Disponibilidad: todas las regiones.

Cuando termina el trabajo, el cliente quiere un registro claro de lo que se hizo, no sus notas internas. Un reporte dinámico de trabajo convierte lo que su equipo ya registró en la gestión de trabajos en un reporte que usted envía como enlace, como PDF o de ambas formas, y usted decide qué detalles aparecen antes de enviarlo.

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Descripción general

Un reporte dinámico de trabajo es un resumen para el cliente que se genera con los datos del propio registro del trabajo. Usted abre el reporte desde el trabajo, consulta su vista previa como Dynamic URL (URL dinámica) o como PDF, activa o desactiva cada detalle en Display Settings (configuración de visualización) y luego lo envía al cliente por correo. Un reporte puede abarcar un solo trabajo o varios trabajos seleccionados desde un registro de cliente y combinados en un solo documento. Puede crear un reporte en la web y en la aplicación móvil de FieldPulse.

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Qué puede mostrar u ocultar

Display Settings determina lo que ve el cliente. Marque o desmarque cada detalle antes de enviar el reporte. El grupo Job Information también incluye Job Photo Size (tamaño de las fotos del trabajo), que es un menú desplegable y no una opción para mostrar u ocultar: define el tamaño de las fotos del trabajo en el reporte. La configuración de visualización se aplica solo al reporte en el que está trabajando, no a ningún otro reporte de trabajo.

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Antes de comenzar

• Cree el trabajo del que quiere hacer el reporte. FieldPulse genera el reporte a partir del registro del trabajo, así que el registro debe existir primero; consulte Cómo crear un trabajo.
• Para combinar varios trabajos en un solo reporte, comience desde el registro del cliente al que pertenecen esos trabajos. Los trabajos se seleccionan en la pestaña Jobs (trabajos) de ese cliente.

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En la web

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Crear un reporte de un solo trabajo

1. Abra el registro del trabajo del que quiere hacer el reporte.
2. Seleccione Actions (acciones) y luego Generate Report (generar reporte).
3. Seleccione Dynamic URL o PDF en la parte superior de la vista previa para ver el reporte en ese formato.
4. Use el panel Display Settings de la derecha para marcar o desmarcar los detalles que quiere que vea el cliente.

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Enviar el reporte al cliente

1. Seleccione Send To Customer (enviar al cliente) en la parte superior de la vista previa.
2. En From Name (nombre del remitente) y From Email (correo del remitente), defina el nombre y el correo con los que se envía el mensaje.
3. Ingrese la dirección de correo del cliente en To (destinatario) y agregue a cualquier otra persona en CC.
4. Complete Subject (asunto) y Body (mensaje).
5. Adjunte los archivos que necesite el cliente: elija entre los Job Files (archivos del trabajo) o agregue archivos nuevos con Upload Additional Files (subir archivos adicionales). También puede elegirlos en Email Attachments (archivos adjuntos del correo).
6. Para definir qué lleva el correo, seleccione Include Dynamic Report (incluir reporte dinámico) e Include PDF Report (incluir reporte en PDF). Seleccione también Include Signature Request (incluir solicitud de firma).
7. Seleccione Send (enviar).

Así ve el cliente un reporte enviado con solicitud de firma: el encabezado de la empresa, la línea de resumen del trabajo, las notas del trabajo, las notas de campo y los archivos adjuntos, con un botón Sign and Accept (firmar y aceptar) arriba y abajo de los detalles del trabajo.

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Combinar varios trabajos en un solo reporte

1. Abra el registro del cliente de los trabajos que quiere combinar y luego seleccione la pestaña Jobs.
2. Seleccione el ícono de casilla de verificación en la barra de herramientas, encima de la lista de trabajos.
3. Marque cada trabajo que quiera incluir en el reporte.
4. Seleccione el ícono de portapapeles para generar el reporte combinado.
5. Use Display Settings para seleccionar los detalles que ve el cliente.
6. Seleccione Send To Customer y complete el correo igual que lo haría con un solo trabajo.

El reporte combinado muestra cada trabajo uno tras otro, con su propia fecha, estado, notas y archivos adjuntos.

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En la aplicación móvil

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Crear el reporte

1. Abra el registro del trabajo y toque Generar reporte. También puede tocar Acciones y luego Generar reporte.
2. Toque Reporte dinámico o Reporte PDF en la parte superior de la vista previa para ver el reporte en ese formato.
3. Toque Configuración en la esquina superior derecha para marcar o desmarcar los detalles que quiere que vea el cliente.

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Enviar el reporte

1. Toque Enviar en la parte inferior de la vista previa.
2. Indique a quién va dirigido el correo y luego escriba el asunto y el mensaje.
3. Adjunte los archivos que necesite el cliente.
4. Elija si quiere incluir el Reporte dinámico, el Reporte PDF y una Solicitud de firma, y luego envíe el correo.

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Su reporte funciona cuando el cliente abre un resumen claro del trabajo que muestra solo los detalles que usted seleccionó, y usted lo envió desde el registro del trabajo sin tener que armarlo a mano.