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Quién lo usa: los administradores; estos valores predeterminados se encuentran en Company Settings (configuración de la empresa), que solo puede ver el rol de administrador. Disponibilidad: todas las regiones.
La configuración predeterminada de presupuestos y facturas controla el contenido y la apariencia de todos los presupuestos y facturas nuevos que crea su equipo, para que los registros salgan uniformes sin que nadie tenga que configurarlos a mano cada vez. Usted la define una sola vez en Company Settings, y los presupuestos y las facturas nuevos la toman de ahí.

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Descripción general

Los valores predeterminados de esta página se encuentran en tres pestañas de Company Settings > Estimates & Invoices (presupuestos y facturas). Dos de estos valores predeterminados se pueden cambiar en un solo registro cuando un presupuesto o una factura necesita algo distinto: la tasa de impuesto predeterminada y el método de fecha de vencimiento se pueden cambiar en una factura individual. Los campos que se muestran en el PDF también se pueden modificar desde la pantalla Preview (vista previa) de un presupuesto o una factura individual.

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Antes de comenzar

  • Confirme que su rol de usuario sea Admin (administrador). Solo el rol de administrador puede ver Company Settings, donde se definen todos estos valores predeterminados.
  • Primero decida los estándares de toda su empresa. La configuración de la pestaña Preview Settings se aplica a todos los presupuestos y facturas nuevos de aquí en adelante.
  • Tenga listo el archivo de su logotipo si piensa agregar uno. FieldPulse acepta archivos jpg, png y bmp de menos de 3 MB, y comprime el archivo a un tamaño adecuado después de subirlo.
  • Confirme el término que usa su empresa para los presupuestos: Estimate (presupuesto), Proposal (propuesta), Quote o Bid. El término que elija también aparece en los PDF que ve el cliente.

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Configuración paso a paso

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1. Defina sus valores predeterminados generales

  1. Seleccione Company Settings en el menú de la izquierda.
  2. Seleccione Estimates & Invoices en el encabezado. La pestaña General se abre en General Invoice Settings (configuración general de facturas).
  3. Complete los campos de General Invoice Settings: Estimate Record Name (nombre del registro de presupuesto), Currency Symbol Displayed (símbolo de moneda que se muestra) e Invoice Tax Name (Tax, HST, GST o VAT).
  4. Complete los campos de Invoice Default Settings (configuración predeterminada de facturas): Auto-Populate Due Date Upon (completar automáticamente la fecha de vencimiento según), Default Due Date (days), Default Invoice Tax Rate (%) y Default Expiration Date for Estimates (days).
  5. Desplácese hacia arriba y seleccione Save (guardar).
Company Settings abierto en la pestaña General de Estimates & Invoices, con Next Estimate/Invoice #, Estimate Record Name, Currency Symbol Displayed, Invoice Tax Name y los campos de Invoice Default Settings

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2. Agregue el logotipo de su empresa

  1. En la pestaña General, desplácese hacia abajo hasta Custom Company Logo (logotipo personalizado de la empresa) y active Use Custom Company Logo (usar logotipo personalizado de la empresa).
  2. Seleccione Upload (subir) y luego elija el archivo de su logotipo. El logotipo que elija aparece junto al botón para subir.
  3. Desplácese hacia arriba y seleccione Save. La sección Custom Company Logo de la pestaña General con Use Custom Company Logo activado, el logotipo subido junto al botón Upload y, debajo, el interruptor Display Logo In Email Communication Header
  4. Para ver cómo queda el logotipo, abra el registro de un presupuesto o de una factura y seleccione Preview. El logotipo se imprime en el encabezado del documento. La pantalla Preview del registro de una factura con el logotipo de la empresa subido en el encabezado del documento y, a la derecha, el panel de configuración de vista previa de ese registro

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3. Defina el tamaño de fuente del PDF

  1. En la pestaña General, defina PDF Font Size (tamaño de fuente del PDF) en 8, 10, 12, 14 o 16 pt. El valor predeterminado del sistema de FieldPulse es 8 pt.
  2. Desplácese hacia arriba y seleccione Save.
La pestaña General desplazada hasta el campo PDF Font Size, debajo de la sección Custom Company Logo y del interruptor Display Logo In Email Communication Header

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4. Defina sus valores predeterminados avanzados

  1. Seleccione la pestaña Advanced en Estimates & Invoices.
  2. Active las opciones que usa su empresa y defina los valores correspondientes. Consulte la tabla de la sección Pestaña Advanced más abajo para ver qué hace cada opción.
  3. Desplácese hacia arriba y seleccione Save.
La pestaña Advanced Invoice Settings con Enable Invoice Cost Basis, Invoice Cost Visibility, Enable Automatic Markup, Default Markup Percentage, Enable Commission Calculations y Default Commission Calculation Method

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5. Defina sus valores predeterminados de vista previa y PDF

  1. Seleccione la pestaña Preview Settings en Estimates & Invoices.
  2. Complete los campos de Invoice Preview Settings tal como desea que aparezca la información de su empresa en los PDF que envía a los clientes: Invoice Company Name (nombre de la empresa en la factura) y License Number (número de licencia). Complete también Phone Number (número de teléfono), Address (dirección) y City (ciudad). La pestaña Preview Settings con los campos de Invoice Preview Settings: Invoice Company Name, License Number, Phone Number, Address y City
  3. Revise Default PDF Settings - Estimates (configuración predeterminada del PDF de presupuestos), Default PDF Settings - Invoices (configuración predeterminada del PDF de facturas) y Additional PDF Items, y active solo los campos que desea que vean los clientes.
  4. Desplácese hacia arriba y seleccione Save.

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Referencia de configuración

Cada pestaña de Company Settings > Estimates & Invoices contiene un grupo distinto de valores predeterminados.

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Pestaña General

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Opciones de Auto-Populate Due Date Upon

Tanto la tasa de impuesto predeterminada como el método de fecha de vencimiento se pueden cambiar en facturas individuales cuando sea necesario.

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Pestaña Advanced

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Pestaña Preview Settings

La configuración de la pestaña Preview Settings se aplica a todos los presupuestos y facturas nuevos de aquí en adelante. Default PDF Settings - Estimates
La sección Default PDF Settings - Estimates con los interruptores Attach Contract to PDF, Contract Signature Lines y Contract, y los interruptores para mostrar las partidas
Continuación de Default PDF Settings - Estimates, con los interruptores del total de la partida, el subtotal, el impuesto total, los datos del cliente y los datos del trabajo
Continuación de Default PDF Settings - Estimates, con los interruptores de la ubicación de las notas, la solicitud de pago, la oferta de préstamo, la solicitud de firma y los campos personalizados
Default PDF Settings - Invoices
La sección Default PDF Settings - Invoices con los interruptores Attach Contract to PDF, Contract Signature Lines y Contract, y los interruptores para mostrar las partidas
Continuación de Default PDF Settings - Invoices, con los interruptores del total de la partida, el subtotal, el impuesto total, los datos del cliente y los datos del trabajo
Continuación de Default PDF Settings - Invoices, con los interruptores de la ubicación de las notas, la solicitud de pago, la oferta de préstamo, la solicitud de firma y Default Include PDF
Additional PDF Items La sección Additional PDF Items con los campos Estimate PDF Title e Invoice PDF Title, el interruptor Include Footnote y los campos Invoice Footnote y Estimate Footnote

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Preguntas frecuentes

¿Puedo mostrar tanto el monto del impuesto de cada artículo como el total de la partida con impuestos? Sí. En la pestaña Preview Settings, active Display Line Item Tax Amount (mostrar el monto del impuesto de la partida) y Display Line Item Total (Tax Inclusive) (mostrar el total de la partida con impuestos incluidos) en la configuración predeterminada del PDF de presupuestos, de facturas o de ambos. También puede cambiar ambos interruptores en un solo registro desde su pantalla Preview. ¿Puedo cambiar el término “Estimate” por otro? Sí. En la pestaña General, cambie Estimate Record Name a Proposal, Quote o Bid y luego seleccione Save; el término que elija también aparece en los PDF que ven sus clientes. La pestaña General con una flecha que señala el menú desplegable Estimate Record Name, con el valor Estimate ¿Puedo iniciar la numeración de mis presupuestos y facturas en un número específico? Sí. En la pestaña General, ingrese en Next Estimate/Invoice # el número con el que desea que empiecen sus presupuestos y facturas y luego seleccione Save. La pestaña General con una flecha que señala el campo Next Estimate/Invoice # ¿Cómo dejo de mostrar las cantidades en las facturas? Vaya a la pantalla de vista previa de la factura y desactive el interruptor Display Line Item Quantities (mostrar las cantidades de las partidas). Así, la cantidad deja de mostrarse tanto en la vista previa dinámica de la factura como en el PDF final, en todas las partidas y agrupaciones de la factura. ¿Puedo cambiar la ubicación de mis notas en el PDF del presupuesto o de la factura? Sí. Seleccione la casilla Display Notes Below Invoice Total on PDF (mostrar las notas debajo del total de la factura en el PDF) y las notas se imprimirán debajo de los totales de la factura. Así, las partes más importantes de la factura, como las partidas y los precios, quedan a la vista, sobre todo en las facturas con secciones de notas extensas. La vista previa de una factura con la casilla Display Notes Below Invoice Total on PDF marcada y una flecha que señala las notas impresas debajo de los totales de la factura en el PDF ¿Un enlace dinámico de presupuesto sigue funcionando después de que el presupuesto expira? Depende del interruptor Disable Estimates if Expired de la pestaña Advanced. Cuando el interruptor está activado, el enlace dinámico deja de estar disponible una vez que el presupuesto expira, y el cliente no puede abrirlo. Cuando está desactivado, el enlace sigue disponible.

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¿Necesita más ayuda?

Comuníquese con el equipo de soporte de FieldPulse en support@fieldpulse.com o a través del chat en la esquina inferior derecha de su pantalla.

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Artículos relacionados

Sus valores predeterminados están bien configurados cuando un miembro del equipo crea un presupuesto o una factura nuevos y los textos, la moneda, el nombre del impuesto, el logotipo y los campos del PDF coinciden con los estándares de su empresa sin que nadie tenga que ajustar el registro.