Cómo crear reportes de presupuestos

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de presupuestos se crea desde la pestaña Estimates (presupuestos) de los reportes de datos sin procesar y reúne en una sola tabla los datos de los presupuestos (conversiones a factura, estado del pago, trabajos relacionados y más) para el rango de fechas que usted elija.

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Descripción general

Un reporte de presupuestos muestra qué cotizaciones se convierten en trabajo pagado. Úselo para dar seguimiento a la tasa de conversión de cada miembro del equipo, ver cuántos presupuestos hay en cada estado y cuánto valen, desglosar los presupuestos por ciudad o código postal y seguir el estado del pago desde el presupuesto hasta la factura convertida. Las versiones más comunes son los presupuestos por estado, la tasa de conversión de presupuestos y los presupuestos por ubicación. Crear un reporte de presupuestos sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de presupuestos forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Cree los presupuestos que quiere incluir en el reporte. Consulte Cómo crear un presupuesto.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activado Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Estimates y luego seleccione Raw Data (datos sin procesar).
3. Elija el Date Type (tipo de fecha) con el que se debe generar el reporte.

   Tipo de fecha	Qué mide
   Created Date (fecha de creación)	Cuándo se creó el presupuesto
   Invoiced Date (fecha de facturación)	Cuándo se envió el presupuesto al cliente
   Due Date (fecha de vencimiento)	Cuándo vencía el presupuesto
   First Payment Date (fecha del primer pago)	Cuándo hizo el cliente su primer pago del presupuesto
   Last Payment Date (fecha del último pago)	Cuándo hizo el cliente su último pago del presupuesto
   Accepted Date (fecha de aceptación)	Cuándo aceptó el cliente el presupuesto

4. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
5. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos del presupuesto aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de presupuestos incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte. El panel Filters ofrece estos campos del presupuesto, del cliente y del trabajo:

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de presupuestos comunes

Cuatro combinaciones de columnas y agrupaciones responden la mayoría de las preguntas sobre presupuestos.

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Presupuestos por estado

Este reporte muestra cuántos presupuestos están enviados, aceptados o rechazados, y el monto total en dólares de cada estado.

• Columnas: personalícelas según sus necesidades, pero incluya Status y Estimate Total.
• Agrupar por: Status.

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Tasa de conversión de presupuestos

Este reporte muestra el porcentaje de presupuestos que cada miembro de su equipo convierte en facturas.

1. Seleccione Quick Reports (reportes rápidos).
2. Defina Conversion Rate (tasa de conversión) como el campo principal.
3. En Group by (agrupar por), seleccione Estimate Creator.
4. Seleccione Configure Pivot Table (configurar tabla dinámica).

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Presupuestos por ubicación

Este reporte muestra los datos de los presupuestos por ciudad o código postal para orientar las decisiones de su negocio. Puede crearlo de dos formas. Por etiquetas:

• Columnas: personalícelas según sus necesidades, pero incluya Tags.
• Agrupar por: Tags.

Por ubicación:

• Columnas: personalícelas según sus necesidades, pero incluya Location.
• Filtro: Location contains (contiene) un código postal o una ciudad, o does not contain (no contiene) un código postal o una ciudad.

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Tasas de cierre por técnico

Este reporte organiza los presupuestos según el miembro del equipo que creó cada uno.

• Columnas: personalícelas según sus necesidades, pero incluya Converted.
• Agrupar por: Creator (creador).

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de presupuestos para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de presupuestos a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla.

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Su reporte de presupuestos funciona cuando la tabla muestra los presupuestos que esperaba para el rango de fechas y el tipo de fecha, incluye las columnas que seleccionó y se reduce a los estados, miembros del equipo o ubicaciones que le interesan una vez que aplica sus filtros.