Cómo crear reportes de subtareas

Quién lo usa: Los administradores tienen acceso completo a los reportes, y a los gerentes de equipo se les puede otorgar. Los agentes de servicio y los agentes limitados no tienen acceso a los reportes. Disponibilidad: Todas las regiones.

Un reporte de subtareas se crea desde la pestaña Subtasks (subtareas) de los reportes de datos sin procesar y reúne los registros de subtareas (el título, el estado, los miembros del equipo y los equipos asignados, la fecha de vencimiento y el trabajo principal) en una sola tabla que puede filtrar, agrupar y exportar.

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Descripción general

Un reporte de subtareas le permite dar seguimiento a las labores que dependen de un trabajo, con el nivel de detalle de una lista de verificación. Una subtarea es el tipo de registro secundario en FieldPulse: puede existir por sí sola, pero por lo general se vincula a un registro de trabajo para dividir las labores en una lista de tareas, de modo que distintos miembros del equipo puedan encargarse de cada parte y actualizar su estado. Consulte Cómo usar subtareas para ver cómo se crean y se usan las subtareas. En el reporte de subtareas puede ver esos registros juntos, en lugar de abrir un trabajo a la vez. Entre los reportes de subtareas más comunes están el estado por miembro del equipo y las subtareas por trabajo. Crear un reporte de subtareas sigue el mismo camino que cualquier otro reporte de datos sin procesar: defina un rango de fechas, elija las columnas, configure los filtros y luego lea la tabla. Los reportes de subtareas forman parte de los paneles y reportes de FieldPulse. Para las partes del proceso que son iguales en todos los tipos de registro (las agrupaciones, guardar un reporte, agregarlo a su panel y exportarlo a CSV), consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar.

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Recorrido en video

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Antes de comenzar

• Cree las subtareas que quiere incluir en el reporte. Consulte Cómo usar subtareas.
• Verifique que su rol tenga acceso a los reportes. Un administrador tiene acceso completo a los reportes; un gerente de equipo necesita tener activada la opción Full Reporting access (acceso completo a los reportes).

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Defina el rango de fechas

1. Seleccione Reporting (reportes) en la pestaña Management (administración) del menú lateral izquierdo.
2. Seleccione la pestaña Subtasks y luego seleccione Raw Data (datos sin procesar).
3. Seleccione el ícono del calendario y elija el rango de fechas de inicio que quiere incluir en el reporte.
4. Seleccione Load Data (obtener datos).

El calendario ofrece estos rangos predefinidos:

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Elija sus columnas

Seleccione Columns (columnas) para elegir qué campos de la subtarea aparecen en la tabla del reporte y en qué orden. El reporte de subtareas incluye estas columnas de forma predeterminada:

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Columnas del cliente

El grupo Customer agrega al reporte de subtareas estos campos del registro del cliente:

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Configure sus filtros

Antes de generar el reporte, configure filtros para acotar los resultados. Seleccione el ícono Filters (filtros) y luego elija cómo quiere filtrar el reporte.

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Operadores de filtro

Cuando filtre por contenido, elija un operador y luego ingrese los valores con los que quiere filtrar los datos.

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Reportes de subtareas comunes

Estas son las combinaciones de columnas y agrupaciones de los reportes de subtareas que las empresas generan con más frecuencia.

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Estado por miembro del equipo

Use este reporte para ver las subtareas de cada miembro del equipo ordenadas por estado. Personalice las columnas según sus necesidades, pero incluya Assigned Team Members y Status, y agrupe por Team Member y Status.

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Subtareas por trabajo

Use este reporte para ver todas las subtareas de cada trabajo principal. Personalice las columnas según sus necesidades, pero incluya Parent Job y agrupe por Parent Job.

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Consejos

• Las columnas predeterminadas del reporte de subtareas cubren a los responsables y las fechas (Assigned Team Members, Assigned Teams, Created At y Due Date), así que el reporte le muestra qué queda pendiente y quién se encarga de cada subtarea.
• Filtre Due Date por fecha para obtener las subtareas que vencen dentro de un periodo, y conserve la columna Status para ver en qué punto está cada una.
• Mantenga Parent Job y Related Project en el reporte para ver a qué trabajo o proyecto pertenece cada subtarea.
• Agregue las columnas de Customer cuando quiera ver los detalles del cliente (el origen del prospecto, la etapa del embudo, las notas o las etiquetas) junto a cada subtarea.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar un reporte de subtareas para usarlo de nuevo? Sí. Seleccione Save as Report (guardar como reporte). Después, seleccione Save as New (guardar como nuevo) para guardarlo en Select Report (seleccionar reporte). O bien, seleccione Save as Widget (guardar como widget) para agregarlo a su Pulse Dashboard. Consulte Cómo usar los reportes de datos sin procesar para ver el proceso completo de guardado. ¿Puedo exportar un reporte de subtareas a una hoja de cálculo? Sí. Seleccione Export CSV (exportar CSV) para descargar en su dispositivo, como archivo CSV, el reporte que tiene en pantalla.

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Su reporte de subtareas funciona cuando la tabla muestra las subtareas que esperaba para el rango de fechas que seleccionó, incluye las columnas de estado, usuario asignado, fecha de vencimiento y trabajo principal que eligió, y se reduce a las subtareas que le interesan una vez que aplica sus filtros.